Quand on est développeur l’organisation n’est pas forcément notre fort. Moi le premier j’avais un peu tendance à partir dans tous les sens sur un nouveau projet. A faire tout et n’importe quoi, n’importe comment et n’importe quand. C’était la fougue du début ! Je répondais à mes mails, je naviguais un peu sur YouTube, un peu sur Facebook entre 2 lignes de code. Bref je passais beaucoup de temps à faire autre choses que du code et à être distrait. Je perdais donc beaucoup de temps.
Avec le temps, j’essaye de me cadrer un peu plus et de me donner une structure, un cadre pour être plus efficace. Ce qui me permets de réaliser plus de choses en moins de temps et de meilleur qualité.
Je ne suis pas encore un grand maitre de l’organisation mais je commence déjà à avoir des résultats significatifs sur mon travail. Je vois que j’arrive à réaliser beaucoup plus de choses en moins de temps à me focaliser sur l’essentiel.
Pour moi la productivité, prend de plus en plus d’importance et je prends un certain plaisir à m’entrainer à tout optimiser.
Je vais te présenter la méthode que j’utilise. Grâce à cette méthode tu pourras créer tes projets beaucoup plus rapidement, atteindre tes objectifs, te concentrer sur l’essentiel et gagner beaucoup de temps.
Commences par noter toutes les taches que tu dois réaliser
Tu as surement remarqué que tout au long de la journée tu as un nombre incalculables d’informations qui t’arrivent en pleine tronche. Autant d’informations utiles que totalement inutiles. Des tâches que tu dois réaliser plus ou moins importante.
En ce moment même tu dois surement te dire que tu dois prendre rdv chez le dentiste, acheter du beurre la prochaine fois que tu fais des courses, ou encore penser à aller nourrir le chat de la voisine qui est parti en vacances.
Toutes ces informations tu les garde en tête et elles t’encombrent l’esprit. En plus, dans 80% du temps tu les oublie.
Tu as surement dû avoir la meilleure des idées du monde avant de te coucher en te disant que tu y réfléchiras plus tard et le lendemain, impossible de t’en souvenir. C’est pour cette raison que tu dois noter tes idées, tes projets, tes taches à réaliser à un endroit. De cette façon tu n’auras plus besoin de les garder en tête et ton esprit sera libéré pour se concentrer sur toutes les tâches essentielles et libérer ta créativité.
Personnellement j’utilise Evernote. Dès que j’ai une idée qui me passe par la tête, un bout d’idée, une tache à faire, un truc, un machin, je le note.
Evernote te permets de classer toutes tes notes grâce à un système de tag pour que tu puisses facilement les retrouver par la suite. Cette application possède une fonctionnalité incroyable : elle arrive à lire le texte d’une photo. Je m’explique. Lorsque que tu prends une photo d’un texte, une page de livre par exemple. Evernote est capable de traduire en texte tout ce qui se trouve dedans. Ainsi, lorsque tu fais une recherche sur un mot, l’application effectue aussi la recherche sur cette « photo ».
Evernote possède aussi une fonction de rappel. Très pratique pour te souvenir de ce que tu dois réaliser.
Le but est vraiment de te libérer l’esprit un maximum pour que tu puisses garder toute cette énergie pour être vraiment productif et créatif. Je t’explique ce point un peu plus bas.
Dans mon cas, j’utilise Evernote plus comme un brouillon, un endroit où je mets toutes mes idées plus ou moins en vrac.
Par la suite, j’organise mes projets avec Trello. C’est une application qui te permet de créer des tableaux avec un système de colonne qui repose sur la méthode Kanban. Ainsi tu peux créer un tableau par projet et découper toutes les taches que tu as à faire dedans. Tu peux créer plusieurs colonnes (« A faire », « En cours », « Fait ») qui te permettront de suivre l’avancement de la réalisation de tes taches.
J’utilise Trello pour mes projets personnels mais l’application, offre la possibilité de partager les tableaux. Ainsi il est facile de travailler en équipe. Plutôt facile à prendre en main, c’est un bon moyen de gérer ces taches et d’être organisé.
A titre professionnel, dans l’entreprise dans laquelle je travail, nous utilisons la méthode SCRUM. La méthode SCRUM permets, grâce à des cycles court (1 à 2 semaines), de créer de la valeur rapidement en planifiant un certain nombre de tâches à réaliser dans chaque cycle. Chaque tâche a une vélocité, c’est-à-dire un nombre qui indique sa complexité. Une tâche facile à réaliser sera de 1 alors qu’une tâche complexe sera de 8. L’échelle est arbitraire, tu peux utiliser des tailles de vêtements (S, M, L, XL, …) si tu as envie.
Grace à cette méthode tu peux voir toutes les taches qui sont les plus complexes et celles qui apportent le plus de valeur d’un seul coup d’œil.
Maintenant que tu sais tout ce que tu dois réaliser, tu as déjà bien avancé dans ton organisation pour être plus productif. En effet, tu as « une feuille de route » des taches importantes que tu as à réaliser. Maintenant il faut s’organiser.
Sois organisé
L’organisation ! Je sais que ce n’est pas le point fort des développeurs mais elle va te permettre de réaliser de GRANDES choses.
Moi le premier, je ne suis pas le plus organisé. J’ai encore du mal à appliquer toutes ces méthodes et à organiser mes semaines et mes journées correctement mais je m’efforce de plus en plus à avoir une certaine discipline.
La loi de Pareto ou la loi du 80/20
Pareto est un économiste italien qui a mis en avant que 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Par exemple, 20% des clients réalisent 80% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Ainsi, ces 20% de clients sont les plus importants.
Une fois que tu as compris ça, tu es le roi du monde ! Rien que ça.
Ce qu’il faut comprendre ici c’est que 20% des tâches que tu dois réaliser, produiront 80% du résultats finaux. Ainsi il faut que tu identifies et que tu te concentres sur les 20% de tes tâches les plus importantes. Ainsi tu pourras organiser ta semaine en mettant en priorité ces taches.
Pour la semaine
En début ou fin de semaine, il faut que tu prévois la semaine à venir. Pour planifier ta semaine tu dois identifier quelles sont les tâches les plus importantes que tu dois réaliser cette semaine, puis celles qui ont un peu moins d’importances, puis s’il te reste du temps, tu pourras faire les broutilles sans importances. Fixes-toi pour objectif, qu’à la fin de la semaine tu dois avoir fini toutes les tâches les plus importantes.
Pour la journée
Une fois que tu sais ce que tu as à réaliser cette semaine, tu dois prendre un peu de temps tous les jours pour planifier ta journée. Tu dois découper ces tâches importantes de ta semaine en sous-taches que tu répartiras un peu tous les jours.
Tu verras que tu auras des tâches chiantes et des tâches plutôt cool. En général les tâches chiantes sont celle qui demandent le plus de concentration et qui apportent le plus de valeur. Ce sont ces tâches là que tu dois réaliser en premier. Une fois que tu les as réalisées, il ne te restera plus que celles qui sont cool à faire et tu auras déjà créer beaucoup de valeur.
Tu te rappelles de la méthode SCRUM avec les points de vélocité dont je t’ai parlé précédemment ? A chaque début de journée, je regarde les tâches qui reste à faire avec le plus de points de complexité et qui apportent le plus de valeur et je vais les réaliser dès le début de la journée. J’essaye de les réaliser en une matinée. Comme ça, l’après-midi, lorsque je suis moins concentré, je peux travailler sur des taches moins importantes, qui demandent moins d’énergie.
La concentration extrême !
Tu as l’esprit libre grâce au système de notes que tu as mis en place, tu as planifié ta semaine et toutes tes journées, maintenant il faut bosser !
C’est là que tu tout vas se jouer. C’est à ce moment où tu vas surpasser tout le monde, et où tu vas aller beaucoup plus vite que les autres. Tu as déjà gagné énormément de temps en planifiant toutes tes journées et tu as l’esprit libre pour te donner à fond.
L’avantage ici, c’est que tu n’as pas besoin d’être 3 fois plus intelligent que les autres, ni de travailler 3 fois plus, ni connaitre 3 fois plus de choses qu’eux.
Non, là encore c’est une question d’organisation.
Stop aux notifications
Là où j’ai vu toute la différence dans cette méthode c’est lorsque j’ai coupé toutes mes notifications : email, téléphone, messagerie instantanée … TOUT !
Il faut que tu te mettes dans ta bulle, même dans ta grotte, en hibernation lorsque que tu réalises une tâche importante. Il faut tout couper. Tu mets ton téléphone en mode avion, tu enlèves les notifications de ton ordinateur. Tu ne vas pas sur Facebook, YouTube, ou même internet si tu n’en as pas besoin. Il faut que tu te concentre exclusivement sur ta tâche à réaliser.
Le cerveau humain n’est pas fait pour faire plusieurs taches en même temps, ce que l’on appelle « multitasking ». A chaque fois que tu es distrait par une notification, tu jettes un coup d’œil, tu t’écartes de ta tâche et tu mets ensuite 1 à 2 minutes à te reconcentrer pleinement sur ce que tu étais en train de faire. Ça peut paraitre peu 1 à 2 minutes mais multiplié par le nombre de fois où tu reçois une notification, un mail, ou qu’une mouche passe au-dessus de ta tête, le temps part vite …
Essayes une matinée. Mets-toi à fond sur une tâche en ayant aucune distraction et tu verras que tu avanceras comme une machine de guerre et que tu peux faire énormément de choses en très peu de temps.
Un dernier point sur les notifications, si tu travailles en entreprise et que tu as une messagerie instantanée comme Skype par exemple, penses à changer ton statut en « occupé » ou « ne pas déranger » pour pas que les gens ne t’envoient de messages.
Important VS urgent
Je vois venir la petite question : oui mais si quelqu’un a une urgence, que je dois lui répondre immédiatement …
Déjà, 80% des problèmes se règlent tout seul. J’ai fait le test, lorsqu’une personne me posait une question sur la messagerie instantanée, je ne lui répondais pas pendant une heure. Dans la majorité des cas, il me renvoyait un message 10 à 15 minutes après en me disant qu’il avait trouvé une solution comme un grand.
Pour les mails, je ne te dis pas de ne plus les regarder mais tu peux les consulter seulement 2 à 3 fois par jours. Je pense que les gens peuvent attendre quelques heures pour qu’on leur réponde. Si vraiment c’est très urgent ils sauront te contacter différemment. Il faut aussi que tu leur expliques que si vous ne répondez pas immédiatement c’est pour des questions de productivité et que vous ne consultez vos mails que 2 à 3 fois par jours.
Il ne faut pas confondre l’urgent et l’important. Ce qui est urgent doit être réalisé immédiatement mais n’a pas forcément de valeur. Un collègue qui vous appelle par exemple, c’est urgent, vous devez répondre immédiatement mais ce n’est pas important. Il vous demandera surement juste de prendre un café avec lui …
Une chose importante est une chose qui apporte de la valeur, qui te fait avancer dans tes projets.
Par exemple, créer une application qui te rendra millionnaire est important et il faut que tu passes du temps dessus. Changer la couleur d’un bouton parce que le deadline du projet est demain est urgent mais pas important. Il faut vraiment savoir faire la différence entre les deux pour prendre les bonnes décisions.
Saches aussi, que rien n’est irréparable et vraiment lourd de conséquence. Ce que je veux dire c’est que si tu t’es concentré sur ton projet pour devenir millionnaire (important) et que tu n’as pas changer la couleur du bouton pour demain (urgent), ce n’est pas bien grave. Au pire tu prendras une petite cartouche par ton manager mais le plus important (ton projet) sera fait. Il faut que tu prennes des décisions en fonction de ce qui est important et non urgent.
Les outils pour avoir une concentration de l’extrême
Pour t’aider à te concentrer tu peux utiliser quelques outils
La méthode Pomodoro
Pomodoro qui signifie « tomate », est une méthode développée par l’italien Francesco Cirillo. Cette méthode est basée sur une alternance de période assez courte de travail et de petites pauses. Concrètement tu travail pendant 25 minutes à fond les ballons et tu fais une pause de 5 minutes. Et tu répètes ce cycle 4 fois. Une fois les 4 cycles effectués tu t’accordes une pause de 15 à 20 minutes. Et tu recommence.
Le but de cette méthode est de supprimer les différentes interruptions de travail. Sur 25 minutes tu devrais arriver à te concentrer. Aussi, il a été démontré que les pauses permettaient au cerveau de s’aérer et de pouvoir revenir rebooster sur une tache.
Aujourd’hui tu trouveras plein d’applications ou de plugin pour ton navigateur en cherchant sur internet. Tu peux essayer Break Time sur lequel tu planifie tes durées de travail et de pause. Une fois le compteur arrivait à 0, Time Break bloque ton écran et t’informe de faire une pause.
Musique sans parole
Les musiques avec paroles ainsi que celles avec du rythme ont tendance à déconcentrer du travail. Pour ma part, lorsque que je suis dans des périodes de concentration, j’essaye d’écouter des musiques calmes qui n’ont pas de paroles. Tu peux en trouver facilement sur Spotify ou Deezer. Tu peux aussi tester l’application Noisli qui te permets d’écouter des bruits de la nature, plutôt apaisant. De quoi te mettre en hibernation la plus totale.
Casque audio : Si tu es dans un open space, ou dans un endroit un peu bruyant, tu peux investir quelques euros dans un casque anti bruit ou un bon casque. Ce qui te permettra d’être vraiment dans ta bulle. Ce n’est pas forcément agréable pour tes collègues à côté à qui tu ne réponds pas quand ils te parent parce que tu ne les entends pas. Mais tu peux leur expliquer que lorsque tu as ton casque sur le tète tu ne souhaites pas être dérangé.
Tous ces conseils peuvent sembler un peu théoriques au premier abord mais tu peux essayer de les mettre en place pendant une semaine ou même une journée. Tu peux aussi essayer de les mettre en place un par un pour que cela soit plus facile à réaliser. Si tu essayes de tout faire dès le début et que tu n’y arrives pas, cela va te dégouter et tu n’auras plus envie de ré-essayer par la suite.
